Si richiede l’invio di tutta la documentazione relativa al rendiconto in formato cartaceo. La stessa documentazione dovrà essere fornita anche in formato elettronico, ad eccezione delle copie dei giustificativi di spesa.
La rendicontazione si compone di:
1. Lettera su carta intestata dell’Associazione con firma del rappresentante legale, riportante la valutazione dei risultati raggiunti – in forma schematica – in relazione ai risultati attesi.
2. Rapporto descrittivo delle attività di progetto e delle azioni svolte con il contributo della Fondazione.
3. Rendiconto finanziario composto da:
3.1 il consuntivo di spesa totale, ovvero una tabella sinottica che riporti il budget preventivo approvato, comparato con il totale speso, come da schema seguente:
| Voce di spesa | Budget preventivo
totale del progetto |
Totale speso | Budget preventivo imputato alla fondazione | Totale speso imputato alla fondazione |
3.2 l’elenco dei giustificativi di spesa imputati alla fondazione, come da schema seguente:
| N° | Data | Voce di spesa | Descrizione | Moneta | Importo | Cambio | EUR | Rendicontazione | Pagamento | Note |
| N° | Numero progressivo del documento, deve essere univoco, ogni documento deve avere un numero diverso nell’intero progetto. Il numero progressivo deve essere riportato sul documento allegato al rendiconto |
| Data | Data del documento |
| Voce di spesa | Voce di spesa a cui è attribuito il documento |
| Descrizione | Descrizione della spesa |
| Moneta | Valuta in cui viene effettuata la spesa |
| Importo | Importo in valuta locale |
| Cambio | Tasso di cambio utilizzato. Nella relazione spiegare che tipo di cambio viene utilizzato (cambi medi, cambi reali, altro). |
| EUR | Importo in Euro (Importo/cambio) |
| Rendicontazione | Rendicontazione alla quale appartiene il documento (I rata, II rata…) |
| Pagamento | Come viene effettuato il pagamento (Cassa, banca…) |
| Note | Eventuali note |
3.3 Copia dei giustificativi di spesa imputati alla Fondazione (fatture, cedolini, ricevute ecc.), ordinati e numerati seguendo l’elenco dei giustificativi di spesa. I giustificativi originali, prima di essere fotocopiati, dovranno riportare timbro o dicitura con il codice assegnato al progetto (come indicato in Convenzione).
Per le spese riguardanti gli stipendi del personale è richiesto, oltre alla busta paga e ai versamenti fiscali e contributivi, anche l’attestazione di avvenuto pagamento (bonifico bancario, assegno, ecc.). Dove non sia prevista la busta paga, è richiesta l’autocertificazione del lavoratore, con allegato il documento d’identità.
Relativamente alla rendicontazione di eventuali spese amministrative, è sufficiente una dichiarazione a firma del rappresentante legale di aver sostenuto tali spese.
3.4 Copia del documento bancario comprovante l’avvenuto accredito sul conto corrente indicato.
3.5 Si specifica che saranno ritenute valide ai fini della rendicontazione solo le spese effettuate nel periodo di svolgimento del progetto; i giustificativi originali dovranno essere conservati presso la sede dell’Associazione beneficiaria come specificato nella Convenzione e dovranno essere resi disponibili alla Fondazione dietro semplice richiesta; per eventuali spese non documentabili, che non devono superare l’1% del finanziamento complessivo concesso, potrà essere fornito il pie’ di lista, previa autorizzazione scritta della Fondazione.
3.6 Bilancio consuntivo dell’associazione beneficiaria, relativo all’anno di competenza del progetto.